Foreningen ‘Familietræf anno 1994’

1. Hjemsted og navn

Foreningens navn er ‘Familietræf anno 1994’.

Foreningens hjemsted er hele Danmark.

Placering af hytte: der stræbes efter – og arbejdes på – at finde en fast hytte fra 2014 og frem. Hytten skal være centralt beliggende for alle foreningens medlemmer.

 

2. Afholdelse af familietræf

Familietræffet afholdes hvert år i pinsedagene (fra pinselørdag ca. kl. 15 til 2. pinsedag ca. kl. 12).

Koordineringen for det årlige familietræf sker på skift af én af kusinerådets medlemmer (jf. punkt 4). Rækkefølgen fremgår af bilag 1.

 

3. Formål

Formålet er hyggeligt samvær bundet op på traditioner for efterkommere af Else Johanne Abildgaard Larsen og Svend Peter Larsen.

 

4. Medlemmer

Medlemmerne i foreningen er:

  • Alf Abildgaard og familie
  • Mimi Abildgaard Jensen og familie
  • Ulla Nielsen og familie
  • Jytte Simonsen og familie

Alf Abildgaard, Mimi Abildgaard Jensen, Ulla Nielsen og Jytte Simonsen udgør klanrådet og er øverste myndighed. Klanrådet kan indkaldes til samråd, men bør kun anvendes i særlige tilfælde.

De fire døtre i hver familie – og dermed kusiner – udgør kusinerådet, som er arrangør, ansvarlig og planlægger af det årlige træf og danner kusinerådet.

 

5. Medlemskab

Som medlem af én af ovennævnte hovedfamilier er man automatisk medlem af foreningen.

Udmelding af foreningen skal ske med mindst 18 måneders varsel. Medlemmers udmelding kan fremadrettet medføre en mindre prisstigning for øvrige medlemmer, idet en stor del af foreningens omkostninger er faste.

 

6. Kontingent

Det årlige kontingent er p.t. fastsat til 650 kr. pr. medlem over 15 år. Kontingentet gradueres alt efter medlemmets alder:

0-3 år kr.   0 (svarende til 0% af kontingentet)
4-14 år kr. 325 (svarende til 50% af kontingentet)
15-99 år kr. 650 (svarende til 100% af kontingentet)
over 100 år kr.   0 (eventuel hjælper skal dog betale kontingent ud fra hjælperens alder)

Kontingentet fastsættes forud og fastsættes ud fra antallet af medlemmer (se punkt 5). Kontingentet beregnes ud fra den alder, som medlemmet har på tidspunktet for afholdelse af det årlige/kommende familietræf.

Kontingentet er estimeret ud fra en samlet pris på 20.000 kr.:

Leje af hytte (inkl. rengøring, el, vand mm.) 10.000 kr.
Forplejning 10.000 kr.

Disse tal kan variere, således at fx madbudgettet er lavere og hytten dyrere, eller omvendt.

Kontingentet afregnes i fire rater, henholdsvis den 1. februar, 1. maj, 1. august og 1. november. Beløbet overføres til foreningens bankkonto ved en fast bankoverførsel til kontonummer: Reg.nr. 7117, konto nr.: 0001111561 (se bilag 3 for estimat af kontingent pr. familie).

Da der med disse aftaler er tale om en ny foreningsstruktur med kontingentbetaling, er der behov for en vis startkapital til at dække depositum og leje af hytten. For 2013 og 2014 skal der derfor ske indbetaling af flere rater på samme tid (bilag 4).

Hvis medlemmet af foreningen bliver forhindret i at deltage i det årlige familietræf, sker der ingen tilbagebetaling af årets kontingent.

Kontingentet dækker over:

  • Leje af hytte (inklusiv forbrug af el og vand m.m.)
  • Rengøring af hytte
  • Forplejning (mad og drikke) under hele familietræffet
  • Underholdning under familietræffet
  • Hyggeligt samvær
  • Morgensang
  • Fastholdelse af familietradition

 

7. Regnskab

Når alle udgifter til det årlige familietræf er afregnet, udsendes der en oversigt over årets samlede indtægter og udgifter til alle foreningens medlemmer.

Eventuelt overskud fra det årlige familietræf bliver stående på tilhørende bankkonto og dækker uforudsete og spontane udgifter. Hvis der gennem en årrække er oparbejdet væsentligt overskud, kan klanrådet og kusinerådet ekstraordinært vælge at nedsætte næste års kontingentet eller vedtage at bruge beløbet på ekstraordinære tiltag. Dette bliver vedtaget på generalforsamlingen.

Ved eventuelt underskud hæftes solidarisk efter fordelingstallet i punkt 6 senest en måned efter det afholdte familietræf. Pengene indsættes på foreningens konto jf. punkt 6.

 

8. Revision

Regnskabet revideres ikke! Det gider vi hverken at bruge tid eller penge på.

 

9. Hæftelse

Foreningen hæfter ikke for noget.

 

10. Planlægning og underholdning

Vi fortsætter den hidtil velfungerende ordning vedr. ansvar på skift hvert fjerde år mellem de fire familier. Uddybet nedenfor:

En fra kusinerådet er ansvarlig koordinator for det kommende familietræf. Koordinatorrollen går på skift blandt kusinerådets medlemmer på baggrund af tidligere rækkefølge for ansvar. Se bilag 1 for rækkefølge (fortsættelse af nuværende model og rækkefølge).

Den ansvarlige koordinator har bemyndigelse til at uddelegere konkrete arbejdsopgaver til alle foreningens medlemmer, såsom indkøb af konkrete varer (koordinatoren oplyser mængde og ca. beløb), bagning og andre bidrag. Det forventes naturligvis, at alle er omkostningsbevidste. Bilag skal afleveres til den årlige koordinator ved det årlige familietræf. Navn og kontonummer påføres. Udlæg afregnes med det samme ved bankoverførsel fra smart, mobilt netværk.

Ønskes udlæg betalt forud for familietræffet, kan medlemmet rette henvendelse på mail til foreningens pengekasse. Der må forventes en vis ekspeditionstid.

En af de andre fra kusinerådet er ansvarlig underholdningskoordinator ved det kommende familietræf på baggrund af tidligere rækkefølge for ansvarlig hovedfamilie. Se bilag 2 for rækkefølge (fortsættelse af nuværende model og rækkefølge). Underholdningskoordinatoren kan – i lighed med den ansvarlige koordinator – uddelegere arbejdsopgaver til øvrige foreningsmedlemmer. Dette kan dog kun ske til medlemmer indenfor egen hovedfamilie.

Genbrug af tidligere underholdning er meget velkommen. Derfor har kusinerådet lavet en idébank fra tidligere års sjove tiltag, som med stor fordel kan genanvendes (bilag 5). Det kniber alligevel med hukommelsen rundt omkring.

Når den faste fremadrettede hytte er fundet, skal der ikke længere udsendes invitation, idet dato, klokkeslæt, sted, underholdning og koordinator ligger fast.

 

11. Generalforsamling

Der afholdes ikke generalforsamling for foreningens medlemmer. Til kusinerådets årlige bestyrelsesmøde har medlemmerne fra de enkelte hovedfamilier mulighed for – forinden – at indmelde ønsker og/eller forslag til ændringer af foreningens aftaler i denne skrivelse.

Generalforsamlingen afholdes af kusinerådet i forbindelse med bestyrelsesmødet.

Det stræbes efter, at bestyrelsesmødet finder sted i starten af årets 1. kvartal.